„Unternehmen können für die teure Verpflichtung zur mehrjährigen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen steuermindernd eine Archivierungskostenrückstellung bilden“, sagt Diplom-Betriebswirtin Claudia Breitschaft, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH.

Die Rückstellung ist dabei sowohl nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) wie auch nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) zu bilden.

Nach den Vorschriften des Handelsrechts (§ 257 HGB) und Steuerrechts (§ 147 AO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen eine bestimmte Zeit – meist sechs oder zehn Jahre – aufzubewahren.

Für die Erfüllung dieser Aufbewahrungspflicht und die dadurch entstehenden Kosten ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (§ 249 Absatz 1 Satz 1 HGB). „Die Aufbewahrungspflicht stellt eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung dar, die bereits in dem Jahr wirtschaftlich verursacht wird, in dem die betreffenden Unterlagen entstanden sind“, erläutert Bilanzexpertin Breitschaft

Das Unternehmen kann dabei unter anderem die folgenden Kosten zurückstellen:
• die Kosten der Lagerung der Geschäftsunterlagen (anteilige Abschreibung, Miete etc.),
• die Personalkosten für die Verwaltung des Archivs und die Einlagerung der Geschäftsunterlagen nach Ablauf des Geschäftsjahres,
• die Kosten für die Abschreibung der Lagerregale,
• die Kosten für die Vorhaltung von elektronischen Buchführungsunterlagen („digitale Betriebsprüfung“).

Für die Abzinsung einer Sachleistungsverpflichtung ist für Zwecke der Steuerbilanz der Zeitraum von der erstmaligen Bildung der Rückstellung bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend (§ 6 Absatz 1 Nummer 3a Buchstabe e Satz 2 EStG). „Da die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen unmittelbar mit deren Entstehen beginnt, brauchen Archivierungskostenrückstellungen in der Steuerbilanz bisher nicht abgezinst werden“, erklärt Wirtschaftsprüferin Breitschaft.

Grundsätzlich kann die Rückstellung für Archivierungskosten mit den Einzelkosten zuzüglich der mit der Erfüllung der Aufbewahrungspflicht zusammenhängenden Gemeinkosten ermittelt werden. Die Kosten sind dann bei der Rückstellungsbildung in solche für die Aufbewahrung von Unterlagen für sechs und zehn Jahre zu unterteilen, was bei der Dotierung entsprechend zu berücksichtigen ist.

„Die Finanzverwaltung lässt jedoch auch eine vereinfachte Ermittlungsmethode zu, bei der die jährlich wiederkehrend anfallenden Archivierungskosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden“, erläutert Claudia Breitschaft. Eine Unterscheidung zwischen Unterlagen mit einer zehn- und sechsjährigen Aufbewahrungspflicht muss dann aus Vereinfachungsgründen nicht mehr erfolgen. Weiterhin sieht die Methode der Finanzverwaltung einen pauschalen Abschlag von 20 % vor, damit keine aufwendige Trennung in aufbewahrungspflichtige und freiwillig aufbewahrte Unterlagen mehr erfolgen muss.

Die Ermittlungsmethode der Finanzverwaltung wurde mittlerweile auch durch eine Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 21. Januar 2009 (Az. 3 K 12371/07) anerkannt. Gegen die Entscheidung des Finanzgerichts ist allerdings eine Revision vor dem Bundesfinanzhof anhängig (Az. X R 14/09).

In der Handelsbilanz war eine Abzinsung von Sachleistungsverpflichtungen bis zum Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) nicht zulässig. In der Neufassung des § 253 HGB sieht die Vorschrift künftig allerdings eine Abzinsung von Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr vor. Die Abzinsung hat dabei mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre zu erfolgen. Der anzuwendende Abzinsungszinssatz wird dabei künftig von der Deutschen Bundesbank ermittelt und monatlich veröffentlicht.

Autor: SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH