Zum 1. Januar 2006 müssen sich Lohnabrechner auf zahlreiche Änderungen vorbereiten. Zum einen wird die Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung auf die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen an die Krankenkassen ausgeweitet. Zum anderen wurde die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge vorgezogen. Viele mittelständische Unternehmen werden auf diese Neuerungen noch nicht vorbereitet sein. Um Komplikationen zu vermeiden, sollten Steuerberater ihre Mandanten auf die Auswirkungen der neuen Gesetzeslage ansprechen.

Mit dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht vom 21. März 2005 wurde die Zeit der in Papierform erstellten Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung endgültig beendet. Ein Versand dieser Daten per Post, Fax, Diskette oder Magnetband ist vom 1. Januar 2006 an nicht mehr möglich. Eine Ãœbergangsregelung ist nicht vorgesehen. Auf Grund einiger Besonderheiten, die es bei der Umstellung auf den elektronischen Versand von Steuerdaten Anfang des Jahres nicht gab, müssen Arbeitgeber und Steuerberater bereits jetzt notwendige Vorbereitungen einleiten.

Die Sozialversicherungsträger lassen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch nur Abrechnungsprogramme zu, die detaillierte Qualitätsansprüche erfüllen und dies per Zertifikat nachweisen können. Deshalb müssen alle dafür eingesetzten Programme, egal ob sie von einem IT-Dienstleister stammen oder selbst erstellt wurden, von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH) jährlich getestet und zertifiziert werden. Anwender sollten sich also frühzeitig darüber informieren, ob das von ihnen eingesetzte Programm zertifiziert ist, bzw. jetzt die Zertifizierung beantragen.

Anwender, die sich als Arbeitgeber oder Steuerberater bei der Datenübermittlung auf DATEV-Software und das DATEV-Rechenzentrum verlassen, brauchen sich um diese Zertifizierung nicht weiter kümmern. Das Rechenzentrum dient seit Jahren als zentrale Datendrehscheibe für den Kontakt zu den Krankenkassen, aber auch vielen weiteren Institutionen. Es wird jährlich von der ITSG geprüft und bekommt eine hohe Datensicherheit und Zuverlässigkeit bescheinigt.

Nutzen Anwender das DATEV-Rechenzentrum zur Datenübermittlung, entfällt für sie das Beantragen eines weiteren Zertifikats, in diesem Fall für die verschlüsselte Datenübermittlung. Dieses benötigt ansonsten jeder Arbeitgeber oder Steuerberater, der Daten an die Krankenkassen übermitteln möchte. Es ist bei der ITSG zu erhalten und hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Die Gebühr für die Erstellung des Zertifikats beträgt bis zum Ende dieses Jahres 45 Euro, danach 60 Euro netto.
Unternehmen müssen für Liquidität sorgen

Ebenfalls zum Jahreswechsel wird auf Grund des Gesetzes zur Änderung des Vierten und Sechsten Sozialgesetzbuches vom 3. Juli 2005 eine weitere Umstellung bei der Lohnabrechnung notwendig, die insbesondere für Unternehmen weit reichende Folgen hat. Demnach wurden die bisher geltenden Fälligkeitsregelungen (15. des Folgemonats, 25. des laufenden Monats) für die Sozialversicherungsbeiträge zusammengefasst und auf den drittletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem der Anspruch auf das Arbeitsentgelt entstanden ist, vorgezogen. Das heißt, bis zu diesem Tag müssen die Zahlungen auf den Konten der Einzugsstellen eingegangen sein.

Durch den sich daraus ergebenen Liquiditätszufluss sollen die Kassen entlastet und ein Anstieg der Rentenversicherungsbeiträge verhindert werden. Um insbesondere für mittelständische Unternehmen die finanzielle Belastung durch den Liquiditätsabfluss bei ihnen möglichst gering zu halten, hat der Gesetzgeber eine Ãœbergangsregelung vorgesehen: Wurde die Beitragsschuld für Januar 2006 nicht bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats gezahlt, können Arbeitgeber diese jeweils zu einem Sechstel in den Monaten Februar bis Juli 2006 zahlen. Steuerberater sollten hier frühzeitig mit ihren Mandanten über die Auswirkungen auf deren Finanzplanung sprechen.

Im Zusammenhang mit der Vorverlegung der Fälligkeitstermine müssen zudem die Verfahren zur Lohnabrechnung angepasst werden, egal ob dies beim Steuerberater oder im Unternehmen selbst geschieht. Da sehr viele Unternehmen die Löhne und Gehälter erst nach dem neuen Fälligkeitstermin abrechnen werden, steht zum Zeitpunkt der Beitragsüberweisung die genaue Beitragsschuld noch nicht fest. Sie muss deshalb gewissenhaft geschätzt werden, das heißt der Beitrag muss so bemessen werden, dass der im folgenden Monat zu leistende Restbeitrag möglichst gering ist.

Inzwischen haben sich die Spitzenverbände der Sozialversicherung darauf geeinigt, dass keine fiktiven Lohnabrechnungen zur Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld notwendig sind. Dies war anfänglich befürchtet worden und hätte zu einer deutlichen Erhöhung des Verwaltungsaufwands im Personalbereich geführt. Die Schätzung kann nun auf Basis des Beitragsvolumens des Vormonats erfolgen, muss aber wesentliche Veränderungen zum Vormonat, beispielsweise die An- oder Abmeldung von Beschäftigten oder Einmalzahlungen berücksichtigen. Mit DATEV-Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wird diese Schätzung und die Ãœbermittlung der Beitragsdaten weitgehend automatisch erfolgen.

DATEV eG, Nürnberg