Betriebsprüfung – Daten analysieren und Auffälligkeiten rechtzeitig selbst aufdecken
20. Mai 2008
In großen Unternehmen ist es eine Selbstverständlichkeit, die Abläufe im eigenen Betrieb und das dabei generierte Zahlenwerk regelmäßig zu überprüfen.
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Meist geschieht dies im Rahmen einer Innenrevision oder der Abschlussprüfung, für die Wirtschaftsprüfer schon seit Jahren Prüfungssoftware wie etwa die DATEV-Lösung ACL einsetzen. Eine solche interne Datenprüfung wird auch für Kleinunternehmen immer wichtiger. Damit wächst ein für Steuerberater interessantes Beratungsgebiet heran, insbesondere mit Blick auf die frühzeitige Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.
Buchhaltungsdaten sind heutzutage ganz selbstverständlich digital. |
| Die Gesetzgebung hat sich dem angepasst. Deshalb gelten bereits seit 2002 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Obwohl darüber viel geschrieben wurde, werden diese immer noch von vielen Unternehmen ignoriert. Für Steuerberater gibt es deshalb noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten, insbesondere wenn es darum geht, Mandanten vor unangenehmen Ãœberraschungen zu bewahren, die sich insbesondere im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung ergeben können. Denn mit der von den Betriebsprüfern eingesetzten modernen Prüfungssoftware lassen sich Zahlen viel schneller und effektiver als bisher en gros auswerten und mittels statistischer Verfahren auf ihre Plausibilität überprüfen. „Was sich früher nur in mühevoller Kleinarbeit feststellen ließ, fördern heute Zeitreihenuntersuchungen oder Chi-Quadrat-Tests im Nu zu Tage“, weiß Steuerberater Karl Gilpert. Mit dem Effekt, dass die Betriebsprüfer Unregelmäßigkeiten zuverlässiger entdecken können, als dies mit den alten manuellen Verfahren möglich war. | |
Große Datenmengen schnell durchleuchten
Mit dem Einsatz professioneller Prüfsoftware wie der von DATEV angebotenen ACL Datenanalyse mit Tools schaffen Kanzlei und Unternehmer „Waffengleichheit“ mit den Betriebsprüfern. Damit können Massendaten importiert, sortiert und gefiltert sowie anhand vorgefertigter Prüfungsschritte automatisiert untersucht werden.
Die Analysesoftware ermöglicht unter anderem
* Prüfroutinen für allgemeine Prüfungen (z.B. Suche nach Lücken oder Duplikaten),
* Plausibilitätsprüfungen (z.B. Buchungen ohne Buchungstext),
* analytische Prüfungshandlungen (z.B. Verhältnis Umsatzerlöse zu Personalaufwendungen),
* Zeitreihenvergleiche (z.B. Entwicklung des Umsatzes im Vergleich zum Wareneinsatz) und
* mathematisch-statistische Verfahren (z.B. Benford-Analyse und Chi-Quadrat-Anpassungstest).
Wirtschaftsprüfer und Revisoren nutzen Analysesoftware bereits seit längerer Zeit für Jahresabschlussprüfungen, die interne Revision und zu Controlling-Zwecken. Eine solche professionelle Prüfsoftware gewährleistet, dass die Ursprungsdaten des Steuerpflichtigen niemals modifiziert werden. In der Regel können aus den erstellten Analysen keine direkten steuerlichen Folgen abgeleitet werden. Die Ergebnisse müssen rechtlich bewertet und ausgewertet werden. Häufig lassen sich Unregelmäßigkeiten erklären, doch plausible Erklärungen müssen von Steuerberater und Unternehmer erst einmal ermittelt werden.
Mit ACL Datenanalyse mit Tools kann der Steuerberater System- und Bearbeitungsfehler oder bewusste Manipulationen aufdecken. Alle oben genannten Verfahren lassen sich dafür anwenden. Beliebt bei Betriebsprüfungen ist beispielsweise die Kassenminusprüfung. Dabei werden die Salden verglichen und ermittelt, ob im Laufe des Betrachtungszeitraums ein negativer Kassenbestand vorlag. Früher eine mühselige Arbeit, kann dies heute mit Hilfe einer Analysesoftware fast in Sekundenschnelle durchgeführt werden.
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Ein weiteres von zahlreichen Analyseverfahren ist der Zeitreihenvergleich. Dabei wird der Betrachtungszeitraum in gleich lange Zeitabschnitte eingeteilt (Tage, Wochen, Monate). Dann werden für diese Perioden im Zeitverlauf korrespondierende Daten (z. B. Einnahmen, Wareneinsatz, Personalkosten) verglichen. So lässt sich etwa der Umsatzerlös mit dem Wareneinsatz vergleichen. Fällt beispielsweise ein sprunghaft angestiegener Wareneinsatz bei gleich gebliebenen Umsatzerlösen auf, wird der Betriebsprüfer misstrauisch. Der Sachverhalt muss vom Mandant schlüssig erklärt werden, zum Beispiel dadurch, dass eine defekte Maschine unverhältnismäßig viel Ausschuss produziert hat. Wenn er diese Analyseergebnisse noch vor dem Besuch des Prüfers erfährt, kann er sich entsprechend darauf einstellen oder gegebenenfalls sogar einen Missstand abstellen. Wird der Mandant so vor unliebsamen Ãœberraschungen gewarnt, trägt das sicherlich zur Kundenbindung zum Berater bei.